Es imposible gestionar con eficacia si los objetivos proyectados no se realizan de manera apropiada por desidia o interferencias continuas que impiden cumplir con lo prometido en tiempo y forma.

No siempre es posible resolver problemas o tomar decisiones operativas en tiempo y forma. Distintos factores internos o externos pueden incidir en la gestión para que se posterguen decisiones que debían realizarse en un determinado momento. Este aplazamiento no suele tener grandes consecuencias si se resuelven favorablemente en breve tiempo y sin haber generado daños a terceros. Distinta es la situación si los compromisos asumidos o la resolución de los problemas se aplazan indefinidamente sin fecha cierta de ejecución. En este caso las acciones o decisiones se convierten en pendientes porque son una promesa incierta que no se sabe en qué momento se cumplirá.
La acumulación de pendientes de manera habitual refleja que algo se está haciendo mal en un emprendimiento. Muestra que las postergaciones o falta de resoluciones no son excepcionales como consecuencia de imprevistos circunstanciales sino que es un modus operandi de la gestión de la empresa. Expone que existe una falta de supervisión empresarial, desidia al gestionar, no se cumple con los tiempos acordados, no existe capacidad para resolver positivamente los problemas o no hay respeto hacia quienes esperan que los temas se resuelvan en el tiempo y forma convenido.
Está comprobado que posponer indefinidamente la resolución de problemas o no emprender las acciones que estaban planificadas incide negativamente en el funcionamiento de la empresa, en los afectados por el incumplimiento y en muchos casos en la salud del empresario porque en la medida que la lista de pendientes se incrementa el responsable de gestión se sentirá agobiado, frustrado o avergonzado por no hacer lo que se había comprometido a realizar. Las críticas, las demandas por incumplimiento y las agresiones por su apatía le habrán de generar un profundo estrés emocional y físico.

La acumulación de pendientes no sólo afecta la credibilidad y prestigio del empresario sino que perjudica y daña la operatividad de la empresa.

El incumplimiento de compromisos genera conflictos con los afectados, impide concretar metas que estaban planificadas e instala la imprevisibilidad porque no existe certeza sobre cuándo y cómo se cumplirán con los objetivos proyectados. Esta situación genera incertidumbre y desconfianza en el entorno. En especial cuando proveedores o clientes perciben que esas postergaciones no son consecuencia de contingencias o imprevistos circunstanciales sino que son resultado de la desidia, la desorganización, la indiferencia o la incapacidad de la organización empresarial para ejecutar los planes tal cual fueron proyectados.
Los empresarios que acumulan pendientes sin vergüenza ni culpa suelen desarrollar una epidermis emocional que les impide sentir algún tipo de responsabilidad por no cumplir con lo acordado. Es más, son empresarios que ante las críticas expresadas por sus incumplimientos se apresuran a señalar culpables entre los colaboradores o en el contexto exterior. De esta forma mientras juntan pendientes sin remordimiento se victimizan y acusan a otros de su irresponsabilidad.
Es evidente que para llevar adelante una gestión eficiente y creíble, ni un empresario ni su equipo de colaboradores pueden acumular pendientes. Tener pendientes de manera habitual entorpece el funcionamiento de la organización, impide la realización de proyectos, afecta la credibilidad y genera imprevisibilidad por falta de certeza sobre el cumplimiento de las decisiones acordadas.
Una organización empresarial no puede de habituarse a tener pendientes, tareas sin realizar y postergar sin fecha cierta los compromisos. En caso de ser inevitable el aplazamiento de una actividad el responsable de gestionar debe colocar ese pendiente en el primer lugar de la lista de tareas a resolver el día siguiente. Y si no puede resolver inmediatamente ese pendiente, porque otros problemas demandan su atención, es necesario que delegue en otros colaboradores sus responsabilidades para evitar la acumulación de tareas sin resolución.
Cabe señalar que en muchos casos los pendientes no son consecuencia de que la empresa está abarrotada de trabajo, hay desidia en la gestión o porque el empresario no sabe delegar. Muchos pendientes suelen ser resultado de una acción deliberada para postergar decisiones con un propósito determinado. En estos casos, la postergación de compromisos suelen ser una decisión premeditada porque no se sabe cómo resolver un problema o porque la postergación genera beneficios para la empresa como postergar el aumento de salarios, no pagar determinados impuestos o no declarar aumento de bienes patrimoniales.
Al analizar las causas que empujan a un empresario a tener pendientes no se puede pasar por alto a la conectividad tecnológica. Si bien la incorporación de internet y los dispositivos móviles han sido muy positivas para el crecimiento empresarial y económico, también es cierto que ha erosionado la capacidad de concentración de la gente y multiplicado la postergación de otras actividades a las que antes se les dedicaba más tiempo.

En el ámbito empresarial las interferencias generadas por la conectividad tecnológica suelen ser una causa importante en la acumulación de pendientes y la no resolución de trabajos en tiempo y forma.

En los tiempos actuales es frecuente que el responsable de una gestión y sus colaboradores dediquen una buena parte de su tiempo laboral a estar conectados electrónicamente con su entorno laboral, sus afectos o para entretenerse con un game o Tik Tok. Lógicamente que como el tiempo es finito y no se puede estirar a voluntad, las horas que se dedican a estar conectados a una red social o internet es quitado a otras actividades. Según estudios recientes la mayoría de las personas (incluido los empresarios) cada vez le dedican más tiempo a estar conectados a un medio tecnológico con fines personales que a realizar las tareas específicas de su trabajo.
La conectividad tecnológica, al demandar tiempo y atención, genera interferencias voluntarias e involuntarias en las actividaes laborales. Esas interferencias suelen generar distracciones que afectan la eficiencia y los resultados buscados. Se ha comprobado que interrupciones de tan sólo 2 o 3 segundos son suficientes para triplicar el número de errores sobre la tarea emprendida o para generar accidentes por falta de concentración. Nadie puede dar el ciento por ciento de su capacidad y ser absolutamente eficiente en sus tareas profesionales si interrumpe constantemente sus actividades y su concentración. Es falso que una persona pueda hacer absolutamente bien dos cosas al mismo tiempo o retomar sus actividades con el mismo nivel de concentración después de una interferencia.
Muchas veces menos es más. Esto es aplicable a la conectividad tecnológica. Un empresario por su responsabilidad de liderazgo y ejecutor de los planes económicos debe aprender a decir que no a las interferencias negativas que puede generar la conectividad tecnológica social o de entretenimiento. Un empresario y su equipo de colaboradores debe estar concentrado en sus responsabilidades de gestión para reflexionar y tomar decisiones a fin de actuar con eficacia y no generar pendientes. Es fundamental que organice su tiempo y no se distraiga durante el tiempo dedicado a gestionar. No hacerlo implica la posibilidad que cometa mayor cantidad de errores, no concrete sus objetivos y acumule pendientes que podrían haberse evitado si hubiera estado enfrascado en sus actividades.

PARA REFLEXIONAR: LA PROCRASTINACION Y SUS CONSECUENCIAS.

La postergación del cumplimiento y resolución de las obligaciones, acciones o promesas –llamada “procrastinación”– es un fenómeno que se ha incrementado y expandido por todo el mundo. Su crecimiento se debe a la multiplicidad de tareas que en la actualidad emprende la gente en sus trabajos y a la tendencia de justificar esas postergaciones en que las tareas exigidas son cada vez más abrumadoras, complejas, peligrosas, difíciles, tediosas o aburridas.
La propensión creciente a la procrastinación es objeto de atención por los investigadores porque se ha comprobado que la no resolución de pendientes en tiempo y forma genera estrés, ansiedad, frustración, rabia, impotencia y pérdida de autoestima afectando al trabajo y el equilibrio emocional de las personas. Al respecto, el psicólogo William Knaus, ha descripto algunas sensaciones y pensamientos que suelen presentarse entre las personas que postergan, dilatan o no resuelven sus obligaciones de la manera que se habían comprometido:
- Sienten que son incompetentes o incapaces para resolver exigencias o acciones requeridas por lo que las postergan para realizar en un futuro no preciso.
- Postergan sus compromisos por temor a fracasar en su intento de ejecución o por considerar que no tienen certeza que lo harán de la manera correcta y apropiada.
- Al tener un elevado grado de autoexigencia buscan un grado de perfección tan elevado que postergan la ejecución de sus pendientes porque piensan que no lo lograrán como lo desean.
- No toman decisiones resolutivas porque sienten que están saturados de trabajo por lo que no disponen de tiempo ni pueden dedicarle la concentración que se requiere para no errar o tener un resultado catastrófico.
- El miedo al fracaso, la búsqueda de perfección y la sensación de incapacidad lleva a la inmovilidad física y mental impidiendo toda acción resolutiva con lo cual los pendientes se acumulan de manera progresiva.
- La sensación de incompetencia, falta de tiempo o autoexigencia provoca rabia, impaciencia y ansiedad sin que esto se traduzca en un accionar resolutivo. Las personas terminan atrapadas en un círculo de enfado-rebelión que aumenta su bronca y malestar consigo mismas.